Stellen Sie sich vor, Ihr Team prüft seit Jahren jede Sendung nach Brasilien 3-fach – nur weil 2018 einmal ein Paket hängenblieb. In diesem Moment gibt es 2 Reaktionen: Entweder man erkennt sich in diesem Verhalten wieder, oder man tut es nicht. Im ersten Fall besteht akuter Handlungsbedarf, denn übertriebene Vorsicht bindet Ressourcen. Im zweiten Fall bleibt die Mahnung, wachsam zu bleiben, damit sich solche Routinen gar nicht erst einschleichen. Denn Gewohnheiten entstehen leise und schneller, als man denkt.
Bei diesem einen Satz sollten Sie hellhörig werden
Gehen Sie direkt an den Ort des Geschehens und beobachten Sie aufmerksam, wie Ihre Sachbearbeiter die Daten erfassen. Fragen Sie bei jedem Klick, jedem Häkchen und jeder Unterschrift gezielt nach dem „Warum“. Stoßen Sie dabei auf ein Achselzucken oder den Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“, haben Sie einen echten Optimierungspunkt identifiziert. Nutzen Sie genau diesen Moment, um die ursprüngliche Ursache mit der heutigen Rechtslage und den aktuellen Systemfunktionen abzugleichen. Häufig zeigt sich, dass eine zusätzliche Kontrolle längst überflüssig geworden ist, weil sich Prozesse, IT‑Schnittstellen oder gesetzliche Vorgaben weiterentwickelt haben. So entlarven Sie Routinen, die einst sinnvoll waren, heute aber nur noch Zeit kosten und Risiken verschleiern.
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