FRAGE: Unser Unternehmen ist in der Altpapierbranche tätig. Wir exportieren Altpapier zum Recyceln unter anderem in die Schweiz. Für diesen Transport sind bestimmte Begleitformulare erforderlich. In diesen Begleitdokumenten wird wiederholt und zu unterschiedlichen Abschnitten des Versands nach Kontaktpersonen gefragt. Wer ist diese Kontaktperson? Kann dies auch eine Gruppe, also etwa eine Abteilung eines Unternehmens sein? Was machen wir, wenn wir diese Person nicht kennen – etwa bei neuen Kontakten?
ANTWORT: Die Angabe konkreter Ansprechpartner ermöglicht es Zoll- oder anderen Behörden, z. B. Umweltbehörden, bei Rückfragen schnell die Person zu erreichen, die für den Vorgang zuständig ist, die Informationen geben und unter Umständen Entscheidungen treffen kann. Bei bestehenden wie neuen Geschäftsbeziehungen sollte ein Ansprechpartner erfragt und somit einzutragen sein. Hier bietet sich die Person an, die diese Abteilung leitet. Gibt es diese Person nicht oder kann sie nicht direkt ermittelt werden, weil eine ganze Abteilung sich beispielsweise um Transporte kümmert, sollten Sie die Kontaktwahl so eingrenzen, dass genau diese Abteilung angesprochen werden kann. So ist zumindest die Zuordnung in der Organisation gewährleistet.
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