Jede Abteilung übernimmt eine oder mehrere entscheidende Funktionen im Prozessablauf. Nur wenn diese Rollen aufeinander abgestimmt, gelingt die Exportkontrolle. Diese Funktionen sollten Sie im Blick behalten:
- Geschäftsleitung: Die Letztverantwortung für die Einhaltung der Gesetze liegt immer bei der Geschäftsleitung. Sie muss die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
- Exportkontrollbeauftragte: Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Unternehmen. In ihre Zuständigkeit fällt die Überwachung, Klassifizierung und Kommunikation mit den Behörden.
- Vertrieb: Diese Abteilung ist quasi die erste Verteidigungslinie, indem sie auf die technische Spezifikation des Produkts und die Kundenanfragen achtet.
- Logistik/Versand: Eine wichtige Funktion der Logistik ist die korrekte Deklaration beim Zoll und auch die Einhaltung der Genehmigungen.
- Einkauf: Wer im Einkauf tätig ist, holt Informationen beim Lieferanten ein, um genehmigungspflichtige Handelswaren oder Vorkomponenten zu identifizieren.
Der Ablauf im Überblick
Der eigentliche Prozess im Export besteht aus mehreren Schritten. Diese können so aussehen:
- Auftragseingang: Das Vertriebsteam leitet die Anfrage an die Exportkontrolle weiter.
- Technik/Entwicklung: Die Technik liefert die technischen Spezifikationen des Produkts.
- Exportkontrolle: Die Klassifizierung und Entscheidung über die Genehmigungspflicht werden getroffen.
- Logistik: Der Versand erfolgt erst, wenn alle Dokumente (inkl. Genehmigung) vorliegen.
Und wenn etwas schief geht? Dann drohen im Zweifel schwerwiegende strafrechtliche, zollrechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen.
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