LESERFRAGE: Wir nutzen keine eigene Zollsoftware, sondern haben die gesamte Zollabfertigung an einen Dienstleister ausgelagert. Wer muss sich in diesem Fall um die Archivierung kümmern?

Insbesondere in kleinen oder noch jungen Unternehmen herrscht häufig Unklarheit, welche Aufgabe in wessen Zuständigkeitsbereich fällt. So auch in der Leserfrage, die jüngst bei "Zoll + Außenhandel aktuell" einging: „Wir sind noch recht neu im Bereich des internationalen Handels. Deshalb nutzen wir keine eigene Zollsoftware, sondern haben die gesamte Zollabfertigung an einen Dienstleister ausgelagert. Wer muss sich in diesem Fall um die Archivierung kümmern? Es gibt doch eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Zolldokumente oder entfällt diese bei Nutzung eines Dienstleisters?“

Svenja Sausen

03.09.2025 · 1 Min Lesezeit

In diesem Fall ist es völlig unerheblich, dass Sie einen Dienstleister mit der Zollanmeldung beauftragt haben. Als Anmelder bleiben Sie verantwortlich für alle Pflichten rund um die Anmeldung – inklusive der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. 

Einen Aspekt sollten Sie unbedingt beachten: Die Besonderheit im Bereich der elektronischen Zollanmeldung ist, dass als aufzubewahrendes Original die ausgetauschten Systemnachrichten gelten und nicht die Ausdrucke aus dem System. Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrem Dienstleister vertraglich zu regeln, dass die Archivierung Ihrer Systemnachrichten sichergestellt ist und es eine Regelung für den Fall gibt, dass Sie das Vertragsverhältnis beenden oder der Dienstleister seinen Software-Anbieter wechselt. 

ZOLEX empfiehlt:

In der aktuellen Ausgabe von Zoll + Außenhandel aktuell dreht sich alles um das Thema „ATLAS & Zollsysteme“. Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie sich rechtssicher Ihre Ausfuhranmeldung meistern.

Wie hat Ihnen dieser Artikel gefallen?

0
0

39
0
25
Svenja Sausen ist Dipl.-Finanzwirtin (FH) und arbeitet seit 2003 im Bereich Zoll & Außenwirtschaft. Sie verfügt über langjährige Praxiserfahrung aus Zollverwaltung, Expresslogistik und Industrie, die Sie sowohl in Fachartikeln als […]

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis