Im operativen Alltag wird oft unterschätzt, dass die (Proforma-)Rechnung für den Zoll das zentrale Dokument darstellt – sie ist der „Reisepass“ der Ware. Grundsätzlich müssen Sie unterscheiden: Wird eine Zahlung fällig, erstellen Sie eine Handelsrechnung (Commercial Invoice). Erfolgt die Lieferung kostenfrei – etwa bei Mustern, Garantiefällen, Ersatzteillieferungen oder Rücksendungen –, erstellen Sie eine Proforma-Rechnung.
Für den Zollbeamten bleibt der Prüfungsaufwand jedoch identisch. Er muss bewerten, identifizieren und statistisch erfassen. Eine Proforma-Rechnung darf niemals dazu dienen, den Warenwert künstlich zu verschleiern oder Prozesse zu „vereinfachen“. Zollrechtlich ist auch bei kostenlosen Lieferungen ein realistischer Warenwert anzugeben, um die Einfuhrabgaben im Zielland korrekt berechnen zu können.
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