Willkommen im Jahr 2026 – dem Jahr, in dem der Zoll nicht mehr fragt: „Was geht raus?“, sondern nur noch: „Welche Verordnung gilt ab Montag?“
Neue Vorschriften hier, Berichterstattungspflichten dort manchmal fragt man sich, ob wir noch etwas exportieren oder ob wir einfach nur noch Excel-Tabellen, Zollanmeldungen und EU-Verordnungen von A nach B verschieben. Was früher ein Lieferschein war, ist heute ein kleiner Roman mit Anhang.
Doch keine Sorge: Wir helfen Ihnen zum Jahreswechsel den Überblick zu behalten. Zwischen all dem juristischen Jonglieren, der Präferenzakrobatik und dem täglichen Verordnungstango bringen wir eine Übersicht in die wichtigsten To Dos, die Sie für das neue Jahr 2026 auf dem Schirm haben müssen!
Diese Punkte sollten Sie als Zoll- und Exportkontrollprofi abhaken
| 1. Zollsoftware: Stellen Sie sicher, dass Systeme wie ATLAS und NCTS 5 den neuen Anforderungen (MRN, AES 3.0, HS-Code) entsprechen. |
| 2. Warennummern: Passen Sie die neuen Statistischen Warennummern (seit 1.1.2026) in Ihren Materialstammdaten an und aktualisieren Sie die entsprechenden Prozesse. |
| 3. Präferenzregeln und Ursprungsnachweise: Berücksichtigen Sie die Änderungen im PEM-Über- einkommen und deklarieren Sie zollfreie Importe, z. B. aus Norwegen, korrekt. Nutzen Sie diese Aktualisierung auch gleich dazu, Ihre bestehenden Prozesse einmal unter die Lupe zu nehmen. |
| 4. Exportkontrollprozesse: Implementieren bzw. erweitern Sie strengere Vorschriften für Dual- Use-Güter und sicherheitskritische Exporte in die USA und China. Nutzen Sie diese Aktualisierung auch gleich dazu, Ihre bestehenden Prozesse einmal zu prüfen und ggf. auch zu vereinfachen. Beziehen Sie hier auch gern die aktuellen Entwicklungen in der Zoll-IT-Welt mit ein. |
| 5. Dokumentationsfristen: Überarbeiten Sie die Archivierungsrichtlinien, um die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren zu berücksichtigen. |
| 6. Interne Schulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Zoll, Logistik, IT, Einkauf und Exportkon- trolle zu den neuen Regelungen. Vergessen Sie die Dokumentation der Schulungen nicht und hinterlegen Sie diese auch für etwaige Audits wie den AEO. |
| 7. IT-Systeme und digitale Prozesse: Planen und integrieren Sie die Einführung des digitalen Ursprungszeugnisses (dUZ) in Ihre bestehenden (IT-)Arbeitsabläufe. |
| 8. Interne Audits: Prüfen Sie Zollprozesse, Bewilligungen und Arbeitsanweisungen auf Konformität mit den Neuerungen und optimieren Sie dort, wo es noch Herausforderungen gibt. Auch ist es immer ratsam, hin und wieder auch einen externen Berater für ein Audit zu beauftragen. |
2026 weiter im Fokus: Sind Sie auf KI in der Exportkontrolle und bei der Genehmigungsprüfung vorbereitet?
Neben den o.g. klassischen Aufgabenfeldern für Sie als Zoll- und Exportverantwortliche kommt seit diesem Jahr verstärkt noch das Thema KI auf alle physischen und metaphorischen „Schirme“. Hier gilt es aktuell vor allen Dingen bei rechtlich sensiblen Aufgaben, Fehler die durch die Arbeit mit KI entstehen können, zu vermeiden. Gleichzeitig kann KI in manchen Bereichen auch jetzt schon eine Arbeitserleichterung für Sie darstellen.
Daher haben wir Ihnen einige Werkzeuge zusammengestellt, die Sie anwenden können, um sich gut überlegt für den Einsatz in einem oder mehreren Bereichen mit KI zu entscheiden.
Verschaffen Sie sich durch den Fragenkatalog eine erste Orientierung, ob der Einsatz einer KI in Ihrem Unternehmen möglich und vor allem rentabel ist:
- Habe ich viele sich wiederholende Prozesse?
- Sind meine Güter/Produktdaten komplex?
- Nutze ich bereits digitale Systeme (ERP, Zollsoftware) und sind diese über Schnittstellen
miteinander verbunden? - Gibt es interne Zuständigkeiten für Allgemeine Genehmigungen und Dual-Use-Klassifizierung sowie eine klare Aufgabeverteilung?
- Dokumentiere ich aktuell Genehmigungen und Prüfentscheidungen lückenlos?
- Welche Aufgaben kann KI übernehmen – und welche nicht?
- Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix mit 2 Spalten (ähnelt einer Mind-Map):
1. Was kann KI automatisieren? (z. B. Klassifizierung, Sanktionslistenprüfung, Dokumenten-Check …)
2. Was bleibt in menschlicher Verantwortung? (z. B. Endverwendungsbewertung, Einschätzung bei Graubereichen …
- Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix mit 2 Spalten (ähnelt einer Mind-Map):
Mini-Leitfaden: 3 typische Fehler bei der KI-Nutzung in der Exportkontrolle – und wie Sie sie vermeiden
- Sie verlassen sich auf automatische Klassifizierung der Güter ohne eine endgültige Prüfung durch einen Experten.
- Die Regelwerke in der KI werden nicht regelmäßig aktualisiert.
- Es gibt eine unklare Dokumentation bei der AGG-Nutzung.
Erstellen Sie eine Vergleichstabelle: klassische Prüfung versus KI-gestützte Prüfung
Nehmen Sie sich ein Excel-Sheet und beschriften Sie die Spalten und Zeilen mit den nachfolgend genannten Daten. So können Sie tabellarisch feststellen, welche Kosten, welchen Nutzen und welchen Aufwand Sie durch den Einsatz einer KI haben:
Spalten: „Klassisch (manuell)“ vs. „KI-unterstützt“
Prüfpunkte der einzelnen Zeilen, etwa: Aufwand, Geschwindigkeit, Fehleranfälligkeit, Dokumentation, Auditfähigkeit etc.
Ihre Meinung ist gefragt
Danke, dass wir Sie dieses Jahr mit unseren Fachinformationen begleiten durften! Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen dabei hilft, etwas Ordnung ins Weihnachtschaos zu bringen. Wir freuen uns auch im nächsten Jahr wieder fleißig im Hintergrund für Sie tätig zu sein und viele Beiträge, Arbeitshilfen und Webinare zu erstellen, die Ihnen bei Zoll- und Exportfragen unter die Arme greifen. Dabei ist uns natürlich wichtig, dass unsere Produkte und Services auch genau darauf passen, was Sie benötigen.
Daher hilft uns ein kurzes Feedback dabei auf der richtigen Spur zu bleiben. Wir freuen uns über 5 Minuten Ihrer Zeit:
Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches Exportjahr 2025!
Mit den besten Grüßen aus dem Team ZOLEX
